Voorbereiden op een actie voor optimale prestaties 

Voorbereiding is de basis van succes. Ook voor goede spelers. 

Goede muzikanten kunnen een nieuw muziekstuk zo van het papier spelen. Maar toch repeteren de beste muzikanten gewoonlijk het meest. Goede muzikanten zitten dagelijks nog uren diverse muziekpatronen te oefenen. Daarmee vergroten ze hun bagage die ze tijdens het echte improviseren kunnen aanspreken. Voorbereiding is de basis van succes. Ook vanuit de sport weten we dat zowel de fysieke training als de mentale voorbereiding belangrijk zijn. 

In dit artikel gaan we dieper in op een goede mentale voorbereiding op actie, waardoor medewerkers gemakkelijker in een flow komen tijdens werk, wat zal resulteren in optimale prestaties.  

1. Interne hiërarchie uitschakelen 

Optimale prestaties worden vaak in de weg gestaan doordat we binnen onszelf een soort hiërarchie hebben gecreëerd. 

We worden niet alleen gek door krampachtig te proberen om aan de verwachtingen van de mensen om ons heen te voldoen, maar ook door de dingen die ons hoofd naar de rest van ons lichaam roept. Onbewust hebben we verwachtingen van anderen tot de onze gemaakt. Is ons zelfbeeld echt een beeld dat we van onszelf gevormd hebben, of is het een beeld dat anderen gevormd hebben en dat wij van ze overgenomen hebben? Ons bewustzijn maakt een mentale constructie van onszelf, maar die het zelf niet is. Vanuit die mentale constructie proberen we onszelf vervolgens te besturen in plaats van ook binnen ons eigen handelen te vertrouwen op de principes van zelfsturing.

2. Verminder de afleiding 

Prestaties worden beter naarmate ze je volle aandacht hebben. Onze aandacht wordt snel afgeleid. Niet alleen door telefoontjes, e-mails en mensen die binnenlopen, maar ook door twijfel aan onszelf, een verkeerde aanname, de angst voor fouten.  

Het richten van de aandacht is de basis van superieure prestaties. Aandacht is geen techniek. Het heeft alles te maken met je motieven. Waar je op gericht bent, dat heeft je aandacht. Als we iets graag willen, dan kunnen we ons daar gemakkelijk op concentreren. Als we iets doen dat we ervaren als ‘moeten’, dan zijn we eerder afgeleid. Verlangen richt de aandacht. 

Verlangen is een gevoel, dat een beeld produceert van wat we willen. Een verlangen kan lijken op wat iemand anders wil, maar het is altijd ons eigen verlangen. We kunnen het niet van een ander lenen. Maar als een verlangen in ons opkomt, dan is het belangrijk dat we ons bewustzijn niet toestaan om te zeggen dat het niet kan. Is het een realistisch verlangen om producten te willen maken zonder fouten? Ja. Het is waarschijnlijk geen realistische verwachting, maar wel een realistisch verlangen. Je wilt toch geen product maken met een paar gebreken eraan, of wel soms? 

Aandacht kun je niet forceren. Je best doen om je te concentreren werkt niet. Het levert alleen maar frustratie, vermoeidheid en blikvernauwing op. Concentratie volgt belangstelling en belangstelling hoef je niet te forceren. 

Niet over jezelf oordelen is het tweede belangrijke aspect voor concentratie van aandacht. Als je op jezelf boos wordt omdat je je aandacht verliest, gaat een deel van je aandacht naar die boosheid en is er nog minder aandacht voor de taak die je aan het doen bent. Hier past de houding van de leerling. Word je bewust van wat je afleidt. Dat is vaak al genoeg om de afleiding te verminderen. 

3. Leer mensen improviseren 

Ons handelen gaat het meest effectief wanneer het vanzelf gaat. Dan zetten we zonder veel na te denken al onze kennis en ervaring optimaal in. We zijn op ons best wanneer we improviseren, maar wel in de werkelijke betekenis van het woord. Hiermee bedoelen we niet het amateuristisch handelen zonder voorbereiding, maar dat je helemaal opgaat in je werk en je vertrouwt op de kennis en vaardigheden die je hebt om dat werk tot een goed einde te brengen. Dat is de ware improvisatie.

4. Mentale voorbereiding 

Je kan je op verschillende manieren mentaal voorbereiden: 

Je kunt medewerkers leren affirmaties te hanteren. Een affirmatie is een vorm van innerlijke dialoog. In een affirmatie stel je dat je gelooft dat je talenten, je gezondheid, je geldstroom, de hulp van anderen en alle andere hulpmiddelen toereikend zullen zijn om je droom te verwezenlijken. Hersenonderzoek van Damasio heeft aangetoond dat daardoor bepaalde patronen in je hersenen ontstaan die de kans op succes vergroten.  

Affirmaties zijn zinvol vooraf aan het handelen. Tijdens het handelen werken ze niet meer. 

Een andere techniek is je een voorstelling te maken van de actie. Bedenk van tevoren hoe je iets gaat aanpakken, zodat wanneer je aan de slag gaat je weet wat je moet doen.

5. Acties doorspreken 

Voorgenomen acties doorspreken met een medewerker is een belangrijk onderdeel van mentale voorbereiding. Zeker wanneer het gaat om activiteiten die relatief nieuw zijn voor de medewerker. De coach hanteert ook hier weer de techniek van het vragen stellen. 

Zo kan de coach stapsgewijs de gehele activiteit met de medewerker doorlopen, verschillende handelwijzen onderzoeken en de medewerker een weg helpen vinden die vrijwel zeker succesvol is. 

Het doorspreken van de consequenties van een voorgenomen actie is een goede tactiek, wanneer medewerkers kiezen voor een actie waarvan je als coach bijna zeker weet dat die tot niets leidt. Door over de consequenties in gesprek te gaan, kan het bewustzijn ontstaan dat beter een andere actie gekozen kan worden.  

6. Concrete afspraken maken 

De hele voorbereiding is erop gericht dat een medewerker een concrete voorstelling heeft van wat hij gaat doen. 

De coach helpt daarbij door zijn manier van vragen stellen. Niet ‘Wat zou je kunnen gaan doen?’ of ‘Wat denk je te gaan doen?’ of ‘Wat zou je het liefste doen?’, maar ‘Wat ga je doen?’. Dat is een vraagstelling die tot een echt besluit leidt. 

Andere concrete vragen zijn: 

• Wat ga je eerst doen, wat later? 
• Wanneer ga je een en ander doen? 
• Leiden die acties tot het gewenste resultaat? 
• Welke hulpmiddelen heb je nodig? 
• Hoe zorg je ervoor dat je die inderdaad ter beschikking hebt? 
• Welke obstakels moet je omzeilen? 
• Welke ondersteuning heb je nodig? 
• Hoe en wanneer ga je die mobiliseren? 
• wat zijn mogelijke tegenvallers; hoe voorkom je die of hoe vang je die op? 
• Wie moet er van je activiteiten weten; hoe ga je die informeren? 

De antwoorden op deze vragen zijn over het algemeen kort, helder en eenduidig. Op het moment dat de medewerker veel woorden nodig heeft, weet hij waarschijnlijk nog niet zo goed hoe hij het aan moet pakken of hij weet het wel, maar ziet ertegenop of hij heeft er geen zin in. Met de vragen ‘Wat ga je nu precies doen?’ en ‘Wat is het effect daarvan?’ kun je het gesprek steeds terugbrengen tot de kern. 

Elk coachend gesprek wordt afgesloten met de standaardvraag: ‘Kun je op een schaal van 1 tot 10 aangeven hoe groot je de kans acht dat je de afgesproken resultaten met de afgesproken activiteiten ook echt binnen de afgesproken tijd realiseert?’ 

Het antwoord is een graadmeter voor het vertrouwen dat de medewerker in het plan en in zichzelf heeft. Wanneer het punt onder de 8 ligt, is het zaak het actieplan te verbeteren. Dit kan door sommige acties meer in detail te bespreken, een aantal acties toe te voegen of mogelijk ook door bepaalde acties te schrappen zonder het doel uit het oog te verliezen. Een andere mogelijkheid is het aanpassen van de tijdlijn. 

Het vragen naar het punt dat de medewerker zijn actieplan geeft, is een krachtig middel om de medewerker en jezelf te vergewissen van de kwaliteit en betrouwbaarheid van het plan. 

Naast dat een goede voorbereiding van invloed is op optimale prestaties van medewerkers, kan de coach ook ondersteunen bij het reflecteren van een actie wat kan bijdragen om meer in een flow te zitten tijdens het werk.