Welke gesprekstechnieken heb je nodig tijdens een coachingsgesprek?

In dit artikel worden een aantal algemene aanbevelingen gegeven voor de gesprekstechnieken in het coachingsgesprek. Daarnaast wordt stilgestaan bij de hulpmiddelen die de coach voor een coachingsgesprek nodig heeft.

Algemene aanbevelingen

Volgen en vragen stellen

In het proces van coaching is de coach volgend. Hij volgt de gedachtegang en ontwikkeling van de gecoachte. Het is van groot belang dat de coach tijdens een coachingsgesprek terughoudend is. Hij dient vooral vragen te stellen en geen meningen of oordelen te geven.

Open/gesloten vragen

Open vragen zijn vragen die beginnen met wie, wat, waar, wan­neer, hoe vaak, of hoeveel. Deze vragen zorgen ervoor dat de gecoachte geen beperking legt op het beantwoorden van de vragen, in tegenstelling tot gesloten vragen. Voorbeelden van gesloten vragen zijn meerkeuze vragen of vragen die het antwoord al bij de ander in de mond leggen. De coach gebruikt bij voorkeur open vragen.

Een vraag die begint met waarom is wel een open vraag, maar is wat minder geschikt. Een vraag die met waarom begint impliceert vaak kritiek en ook al bedoelt de coach geen kritiek te uiten, dan nog kan de gecoachte het wel zo opvatten. Dit leidt tot verdedigen­de reacties en van een open uitwisseling van ideeën is dan geen sprake meer.

Als de coach merkt dat zijn vragen de gecoachte in de verdediging brengen kan de coach het gebruik van waarom vermijden. “Waarom deed je dat?” kan de coach bijvoorbeeld parafrase­ren door “Wat waren de factoren die je beslissing om dat te doen beïnvloeden?”

Samenvatten

Wanneer de coach de woorden van de gecoachte samenvat kan hij duidelijk maken wat hij uit de woorden van de gecoachte heeft opgemaakt en toetst of hij ze goed heeft begrepen. Aan de hand van deze samenvatting kan de gecoachte zijn eigen woorden nogmaals overwegen. Het kan hem opvallen dat hij bepaalde aspecten of gebeurtenissen niet heeft vermeld of dat zijn verhaal subjectief is. Verder zorgt herhaling van woorden ervoor dat de herinnering versterkt wordt, dit is met name belangrijk bij afspraken.

Confronteren

Confronteren is het naast elkaar leggen en terugkoppelen van tegenstrijdi­ge boodschappen. Wanneer confronteren zorgvuldig gebruikt wordt leidt het tot een verdieping in het gesprek. 

Wanneer confronteren wordt gebruikt als discussiemethode leidt het niet tot verdieping van gesprek maar jaagt het de gecoachte in de verdediging. Hierbij worden de verschillen tussen de mening van de coach en van de gecoachte naast elkaar gelegd.

Non-verbale signalen

Naast de verbale communicatie is in ieder coachingsgesprek non-verbale communicatie aan de orde. Onder non-verbale communicatie vallen alle signalen die niet uitgesproken worden:

‑          het stemvolume;

‑          de toonhoogte waarop woorden gesproken worden;

‑          het tempo waarmee woorden en zinnen uitgesproken worden;

‑          gebaren waarmee de spreker zijn woorden begeleidt;

‑          de gezichtsuitdrukking;

‑          de lichaamshouding.

Non-verbale signalen geven veel informatie, het is verstandig om gebruik te maken van deze informatie. De coach kan de gemoedstoestand van de gecoachte opmaken, een indruk krijgen van zijn betrokkenheid en motivatie, zich een beeld vormen van zijn zelfvertrouwen, een impressie krijgen van de openheid en ga zo maar door.  Het terugkoppelen van non-verbaal gedrag ervaren veel mensen als agressief, als een soort inmenging in interne aangelegenheden. De coach moet zorgvuldig afwegen of het terugkoppelen van non-verbaal gedrag het gesprek zal verdiepen of aanleiding zal zijn tot een verdedigende reactie. Een bijzondere vorm van het terugkoppe­len van non-verbaal gedrag is het confronteren van verbale en non-verbale signalen, bijvoorbeeld wanneer iemand aangeeft dat hij heel enthousiast is maar dit uit zijn houding niet naar voren komt.

Oog voor detail

Het verschil tussen iets wel en niet kunnen ligt vaak in een klein detail. Leren is over het algemeen het aanvullen van een brede basis van kennis en vaardigheden met nieuwe elementen, die apart niet zo groot zijn. Wanneer hier een hoge drempel tussen ligt zal de stap nooit in één keer genomen worden. Coaching betekent dat zowel coach als gecoachte zich zullen moeten concentreren op details. Vaak zijn beide de coach en de gecoachte hier te ongeduldig voor. Coaches maken zich zorgen dat wanneer zij te diep ingaan op kleine details dat dit erg veel tijd zal kosten. Dit is deels waar. Door zorgvuldig coachen leert de gecoachte niet alleen datgene dat hij wil leren maar leert de gecoachte ook hoe hij kan leren. Deze capaciteit zal hij gaan gebruiken en dat betekent dat hij uiteindelijk minder beroep hoeft te doen op de coach.

Oog voor de grote lijn

Naast oog voor het detail heeft de coach ook steeds oog voor de grote lijn. En deze grote lijn is zijn visie. Regelmatig vraagt hij zich af, of de richting inderdaad de goede is en of de onderwerpen waarover hij praat inderdaad op dit moment de meest belangrijke zijn.

De coach verdeelt zijn energie niet over te veel aandachtsgebieden, want dan raakt deze versplinterd. Daarnaast waakt de coach ervoor dat hij zijn energie verkwist. Bij verande­ringspro­cessen gaat de aandacht van managers niet zelden uit naar diegenen die niet mee willen. Mensen die wel enthousiast zijn om aan de veranderingen mee te werken krijgen vaak veel minder aandacht. Aandacht is een vorm van beloning. Het ongewenste gedrag wordt zo wordt ongewild beloond. En beloond gedrag wordt herhaald.

Hulpmiddelen

Tijd

Een coachingsgesprek vraagt tijd. Wanneer je eigenlijk geen tijd hebt, moet je niet aan een coachingsgesprek beginnen. Reserveer tijd voor het gesprek. De benodigde hoeveelheid tijd is niet altijd makkelijk in te schatten, maar een coachingsgesprek vraagt al gauw een half uur. Soms kiest een gecoachte ‑mogelijk onbewust‑ een moment uit om een gesprek aan te knopen zodat je snel antwoord moet geven, een snelle beslissing moet nemen of om te voorkomen dat je de tijd neemt om goed te reageren. Wanneer je geen tijd hebt om te reageren is dat voor de gecoachte een goed moment om een slechte boodschap te brengen. Denk in dit geval altijd goed na voor je reageert.

Een bord

Het is enorm handig bij ieder coachingsgesprek een schoolbord, whiteboard, laptop of een ander hulpmiddel bij de hand te hebben. Hier kun je afspraken helder opschrijven zodat het belang ervan benadrukt wordt en de herinnering aan de afspraak versterkt wordt. Verder kunnen opsommingen opgeschreven worden zodat er geen elementen vergeten worden of er kunnen schetsen of gemaakt worden om dingen duidelijk te maken met plaatjes. Na afloop van het coachingsgesprek moeten jij en de gecoachte beide een lijst hebben met de gemaakte afspraken. Hiervoor zijn de aantekeningen een goede basis.