Het beleid van de organisatie: twee soorten beleid

In een organisatie is het goed om onderscheid te maken tussen beleid dat te maken heeft met de strategie voor de langere termijn en het operationele beleid.

Hoewel dit onderscheid niet in alle gevallen even duidelijk te maken is, heeft het toch een belangrijke functie bij de beleidsvoering van een managementteam.

Zowel het strategische beleid, als het operationele beleid kennen een beleidsvormend en een beleid uitvoerend aspect. Er zijn echter duidelijke verschillen in de wijze waarop vorming en uitvoering van beleid gestalte krijgen.

Beleidsvorming

Bij beleidsvorming gaat het om het vormen van het beleid dat er nog niet is (nieuw beleid) of om het maken van ander beleid.

Ten aanzien van het strategische beleid betekent dit dat het van het allergrootste belang is, dat alle teamleden mee kunnen praten en denken over het te vormen beleid. Strategisch beleid heeft gevolgen voor de totale organisatie. Ieder lid van het managementteam krijgt ermee te maken. Strategisch beleid wordt daarom ook wel groot beleid genoemd.

Er moet daarom een beleidsvormend proces op gang gebracht moet worden, waar alle teamleden nauw bij betrokken zijn en het liefst vanaf het allereerste begin. Daar waar het gaat om beleidsvorming ten aanzien van het operationele beleid kan de situatie wel anders liggen.

Het is dan bijvoorbeeld goed denkbaar dat een MT lid, die een bepaalde portefeuille beheert, al met een aantal uitgewerkte voorstellen of ideeën komt en die voorlegt aan de vergadering.

Een ander verschil tussen het strategische beleid en het operationele beleid ligt in de manier van besluitvorming. Het is verstandig om altijd het principe van minimaal 80% draagvlak na te streven bij het strategische beleid. De 80% grens geeft de kritische waarde aan waarboven je mag aannemen dat het beleid geëffectueerd kan worden. De personen die de voorgenomen beleidsprincipes niet dragen, worden geacht te kiezen.

Bij minder dan 80% draagvlak is er doorgaans te veel tegenwerking om het voorgenomen beleid in uitvoering te nemen.

Bij het operationele beleid kan ook het 80% draagvlak principe nagestreefd worden, maar omdat de strategie van het bedrijf niet aan de orde is, kan ook volstaan worden met het meerwaardeprincipe. Het voorstel van de indiener is op voorhand aangenomen, mits er een nieuw voorstel ligt dat alle voordelen van het liggende voorstel plus één voordeel meer omvat.

Een ander verschil tussen de beleidsvorming bij strategisch beleid en operationeel beleid is gelegen in de wijze waarop vergaderd wordt (de vergaderhouding).

Bij de strategische beleidsvorming moet je heel zorgvuldig omgaan met opvattingen en gevoelens van teamleden. Elk teamlid moet zijn persoonlijke opvattingen bespreekbaar willen maken.

Het vergaderklimaat moet ook zodanig zijn dat dit ook kan. Individuele opvattingen moeten een groepsopvatting worden. Dit betekent dat iedereen bereid moet zijn om in te leveren en bij te dragen. Over het algemeen moet voor de vorming van dit beleid de tijd genomen worden.

De gespreksleider moet vooral procesgericht zijn.

Met betrekking tot het operationele beleid is de gespreksleider veel meer taak- of inhoud gericht. Het tempo van de vergadering hoort behoorlijk hoog te liggen en is op resultaat gericht. Er moet een beslissing genomen worden.

Als het beleid is goedgekeurd, dan wordt het door het team in uitvoering genomen.

Beleidsuitvoering

Bij de beleidsuitvoering van het strategische beleid zal de leider vooral attitude gericht te werk gaan. Hij stuurt dan vanuit visie en doet dit door feedback te geven aan medewerkers of door coachende gesprekken te voeren met hun medewerkers. Principes van coachend leidinggeven spelen een belangrijke rol. Denk hierbij aan sturen zonder de baas te spelen, bewust worden en verantwoordelijkheid nemen.

Bij de uitvoering van het operationele beleid staan de afspraken over de operatie centraal. Hierbij levert de leider maatwerk. Bij afspreken hoort aanspreken. Met name het aanspreken op de professionele discipline zal hier aan de orde zijn.