Het voeren van een correctie-gesprek

De aanleiding voor een correctiegesprek is het overschrijden van een norm. Normen zijn regels in de breedste zin die het werken en samenwerken in een organisatie in goede banen leiden. Normen zijn bijvoorbeeld: op tijd komen, niet te vroeg vertrekken, afspraken nakomen, een evenredig aandeel van het werk op je nemen, etc.

Corrigeren voorkomen

De coach kan op verschillende mogelijkheden voorkomen dat hij mensen zijn team moet corrigeren. Dit is bijvoorbeeld normen afspreken in een open overleg: Welke regels moeten we afspreken om onze samenwerking soepel te laten verlopen? De coach kan ook nonchalant signalen, dit houdt in dat je op nonchalante wijze laat blijken dat u normoverschrijding opmerkt maar daar verder geen gesprek over begint. Dit geeft de gecoachte de gelegen­heid zich te realiseren dat hij over de schreef gaat zonder dat dit onmiddellijk tot een confrontatie leidt. Uitnodigen tot zelf‑observatie is een derde manier om te voorkomen dat je corrigerend moet optreden. Deze aanpak is alleen geschikt voor normoverschrijdingen die niet heel ernstig zijn. De aanpak houdt in dat de coach met de gecoachte afspreekt dat deze een tijdlang Facts & Figures gaat verzamelen over zijn werk.

Regels voor een correctiegesprek

Een correctiegesprek is een confrontatie tussen leidinggevende en medewerker en vormt een belasting van de relatie tussen beide.  Sommige leidinggevenden zien om deze reden op tegen het aanspreken van een medewerker en stellen een correctiegesprek uit. Dit is een slechte oplossing: het is een beloning voor ongewenst gedrag, een uitnodiging aan sommigen om het slechte voorbeeld van hun collega te volgen en een bron van ergernis voor anderen.

In een correctiegesprek kun je de confrontatie niet uit de weg gaan; maar je kunt er wel voor zorgen dat u de relatie tussen u en de gecoachte zo min mogelijk belast door een viertal gedragsregels in acht te nemen:

1. Gedrag afwijzen, niet de persoon
   Het afwijzen van gedrag betekent dat je een onderscheid maakt tussen de persoon een bepaalde aspecten van zijn gedrag. “Ik waardeer je inzet voor ons team enorm. Sommige dingen die je doet doen afbreuk aan je inspanningen en hebben een negatief effect op onze gezamenlijk resultaten.” De aangesprokene heeft zo zeker nog iets te verliezen en de coach biedt de mogelijkheid om zelfs nog meer respect en waardering te krijgen.
   
   
2. Eervolle terugtocht openlaten
   In een correctiegesprek is er het punt waarop de medewerker erkent dat bepaalde aspecten van zijn gedrag ongewenste effecten sorteren. Op dat moment geeft hij de leidinggevende dus gelijk en ontstaat de mogelijkheid om te gaan kijken hoe het in de toekomst anders moet. Dit moment is voor de medewerker pijnlijk omdat hij zijn eigen ongelijk bekent. Het is voor de leidinggevende, voor de coach, van groot belang om dit moment scherp waar te nemen. De opening ligt er, je kunt dus verder.
   
   

3. Neem het niet persoonlijk
   Wanneer een medewerker een norm overtreedt kan de leidinggevende dit op meerdere manieren uitleggen: hij kende de norm ­niet, de baan valt hem zwaar, etc. En uitleg maakt het voeren van een correctie­ge­sprek voor de leidingge­vende buitenge­woon lastig. Wanneer de coach denkt dat de medewerker afwijkt van de normen om hem te ergeren of dwars te zitten gaat het richting een persoonlijke confrontatie. Dan is de stap naar een persoonlijk conflict klein.
   
   

4. Dreigementen (macht laten gelden)
   Wanneer een medewerker in een correctiegesprek weigert te schikken op basis van de argumenten zit er voor de leidinggevende niks anders op dan het machtswoord te spreken. Dit gaat vaak samen met een dreigement tot maatregelen. Dit is niet echt bevorderlijk voor de sfeer en samenwerking, dus moet zoveel mogelijk voorkomen worden. Wanneer je een dreigement geeft is het wel belangrijk dat deze wordt opgevolgd. Dreigementen worden bij een overtreding vaak niet waargemaakt maar alleen herhaald; iedere herhaling maakt de kracht van het dreigement minder.

Stappen van het correctiegesprek

Een correctiegesprek heeft een aantal stappen. Wanneer je al deze stappen doorloop heeft het gesprek de grootste kans op succes.

1. Zo snel mogelijk ‘to the point’
   Draai niet om de hete brij heen en snij het onderwerp zo snel mogelijk aan.
   
   
2. Vertel observaties, geen oordelen
   Ga in op observaties van het gedrag en de acties van de medewerker en voorkom dat je oordelen geeft. De observaties zijn voor de medewerker te herkennen en dus te toetsen. Over feitelijk waarneembaar gedrag kun je het makkelijk eens worden.

   Bijvoorbeeld “In teamvergaderingen ben je ongeveer een kwart van de tijd aan het woord en val je je collega’s vaak in de rede als ze een mening verkondigen die niet met die van jou overeenkomt” in plaats van “Je voert het hoogste woord en bekt je collega’s af”.
   
   

3. Beschrijf effecten
   Nadat je de observaties hebt gegeven beschrijf je wat de effecten zijn van dit gedrag. Dit kunnen effecten op jezelf zijn, maar ook effecten die je bij anderen waarneemt.
   
   
4. Benoem dit als een probleem van de medewerker
   Vervolgens bespreek je dat je deze effecten onacceptabel vindt, dit is wel een oordeel. Hiermee zeg je dat het gedrag van de medewerker een probleem is en dat dit zijn probleem. Dit betekent dat hij degene is die dit op moet lossen.
   
   
5. Vraag naar reactie en erkenning
   Na jouw verhaal vraag je naar de reactie en erkenning van de medewerker. Wanneer de medewerker erkent dat zijn gedrag ongewenste effecten heeft kun je overgaan naar de volgende stap.
   
   
6. Coaching met betrekking tot doelstelling, opties en acties
   Wanneer de medewerker erkent dat verandering in zijn gedrag wenselijk is, is de confrontatie eigenlijk voorbij en kun je het gesprek als een coachingsgesprek vervolgen. De fases bewustwording, verantwoordelijkheid en realiteitstoetsing zijn hiermee afgerond. Nu kun je je gaan richten op het doel en de acties.